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你的團隊是如何進行項目管理和協(xié)作的呢?

發(fā)布時間：2024-03-19 13:00:49 瀏覽量：195次

梅施云項目管理

隨著企業(yè)的發(fā)展，項目數(shù)量和人數(shù)的增加，團隊和項目的管理也會出現(xiàn)一系列的問題，而作為自動化工程項目，在實施過程中，是否也出現(xiàn)了以下特點：

1）項目范圍管理不到位，項目做到哪里或者沒做以及到什么程度都沒有實質(zhì)性的把控

2）項目進度把控不到位，工期拖延不能按時保質(zhì)完成

3）項目逐漸偏離成本預算，造成利潤減少

4）在項目進行中人員工作安排不合理

5）尋找項目資料繁瑣，不能及時調(diào)出相關合同資料等


這時候企業(yè)就需要去企業(yè)進行全生命周期管理，有些人只知道啟動、計劃、執(zhí)行、核算和完工這幾大過程，但是他們之間的關系是怎樣的？項目管理的全流程又是什么樣？每個流程中的核心是項目經(jīng)理需要重點關注的？


下面就針對項目管理全流程進行簡單介紹：


01

項目啟動：制定項目章程并確定初步范圍


項目啟動是從0到1的一個過程，對整體至關重要。這是決定人力、時間、資金的關鍵時刻，也關系到一個項目能否成功實施，能否達到項目干系人的期望，并能否獲得項目干系人的支持。此時的決策失誤可能造成巨大的損失。俗話說，良好的開端是成功的一半，重視項目啟動過程，是保證項目成功的首要步驟。

啟動階段，該啟動內(nèi)容有哪些？

在啟動階段，項目團隊要完成的工作有：1、明確項目需求；2、確定項目目標；3、定義項目相關方的期望值；4、描述基本的項目范圍；5、選擇基本的項目組成員；6、明確項目經(jīng)理；7、確認要交付的文檔。8......

圖源：梅施項目管理-多項目管理


啟動階段，不同項目角色的職責有哪些？

項目經(jīng)理的責任：

1）與客戶溝通協(xié)商，明確項目需求和所需資源等

2）在項目實施過程中不斷了解客戶需求

3）保證與項目相關方的溝通并匯報項目進程

4）挑選項目組成員，得到項目組的支持服務

5）在項目計劃過程中領導和指導項目組成員服務

6）監(jiān)控項目進程，保證項目按時間計劃執(zhí)行

項目組成員的責任：

1）參與項目計劃的制定

2）服從項目經(jīng)理的指揮，執(zhí)行計劃分配的任務

3）保持與項目經(jīng)理的溝通

4）配合其他小組成員的工作

5）項目核心成員對項目經(jīng)理負責，保證項目的完成


圖源：梅施項目管理-新建項目

項目啟動階段的關鍵點包括：1、與客戶、高層間的溝通，明確需求并獲得相關支持；2、明確項目需求和目標；3、開會討論，明確團隊并執(zhí)行相關要求。

啟動階段需要注意的問題：1、需求不明確及需求溝通不夠；2、項目組成員選擇；3、為促成項目，過于樂觀地分析項目可行性。


02

項目計劃：制定項目管理計劃

項目的計劃過程是項目實施過程中非常重要的一個過程。通過對項目的階段、任務分解、資源分析等制訂一個科學的計劃，能使項目團隊的工作有序開展。也因為有了計劃，我們在實施過程中，才能有一個參照，并通過對計劃的不斷修訂與完善，使后面的計劃更符合實際，更能準確地指導項目工作。

計劃階段的內(nèi)容和目標？

1、在質(zhì)量，時間和資源中取得平衡，從而進一步明確范圍；2、具體階段及時間進度表；3、管理計劃（時間、范圍、風險、溝通等)；4、具體工作任務和執(zhí)行次序（優(yōu)先級）；5、風險分析；6、得到相應的項目相關方批準的項目計劃。

圖源：梅施項目管理-任務計劃

圖源：梅施項目管理-新建任務

計劃階段主要任務：

1）工作任務分解；

2）任務工期估算；

3）時間進度安排；

4）風險與溝通計劃；

5）項目整體計劃；

計劃階段的主要成果：

1）任務分配計劃：精細化任務分解，責任到人，能夠估期和工作量；

2）時間進度計劃：根據(jù)項目任務的執(zhí)行順序、時間計劃及所需資源等進行分析，制定計劃（主要工具甘特圖、里程碑計劃、網(wǎng)絡圖）；

3）風險計劃：風險等級評估規(guī)則、明確風險響應計劃、假設所列計劃中有可能出現(xiàn)的風險、分析執(zhí)行中哪里有可能出現(xiàn)的風險、回顧以往項目中曾出現(xiàn)的問題；

4）溝通計劃：制定好項目會議制度，如利益干系人、所需信息、頻率、方法、責任人等；保證計劃執(zhí)行所需資源，化解沖突；

圖源：梅施項目管理-日歷看板

計劃階段用到的文檔：填寫項目統(tǒng)計表、項目基本信息表、項目進程表計劃階段用到的工具：甘特圖、里程碑圖、思維導圖

計劃階段的三個關鍵點：1、明確項日范圍及具體任務；2、全面的風險認識；3、各關鍵人員的識別與溝通計劃。

計劃階段常見問題：對工作任務分解不充分；風險意識不強及沒有溝通計劃；計劃常由個人指定，項目組沒有達成共識。


03

實施：指導和管理項目的執(zhí)行活動

項目的執(zhí)行過程是保證項目向著前景過程中重要的過程，在執(zhí)行階段成員通過分發(fā)的任務來進行執(zhí)行填報，由管理者進行確認，通過完成的任務和階段來分析項目的進程，管理者通過分析出的項目進程甘特圖更好的去了解和監(jiān)督項目的進展

項目實施階段。到現(xiàn)在為止項目已經(jīng)萬事俱備了，開始著手項目的實施。這個過程中特別要注意的就是每一個環(huán)節(jié)的細節(jié)記錄。在項目實施階段是占用大量資源的階段。


圖源：梅施項目管理-甘特圖

圖源：梅施項目管理-執(zhí)行新增

這一階段通常是通過溝通、會議來指導和管理項目的執(zhí)行活動，如與項目成員：項目討論會、成員進度匯報、項目例會等。


04

項目核算

項目核算是項目接近尾聲的時候進行的一項操作，通過項目預算支出，成本，實際收入來計算得出項目的收益。


圖源：梅施項目管理-支出

05

項目完工

項目完工標志這項目的結束，是項目最后的一箱階段，經(jīng)過產(chǎn)品質(zhì)量檢測及項目的核算后通過完工來結束項目

收尾流程：評估與驗收——領導審核并確認——項目總結——文檔歸檔。

歸檔文檔：項目結果文檔、項目評審驗收報告、項目總結報告、項目交付的其他文檔。


- END -

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